Nur für Eingeweihte? Darum ist Behördensprache so unverständlich

Die Verwaltungssprache ist ein spezieller Sprachgebrauch, der sich durch seine rechtliche und institutionelle Natur von der Alltagssprache abhebt. Sie ist geprägt von der Sprache des Rechts und den kommunikativen Anforderungen verschiedener Behördenbereiche. Ihre Hauptaufgabe ist es, rechtlich bindende Entscheidungen zu kommunizieren, was eine präzise und einheitliche Sprachverwendung erfordert. Trotz der Notwendigkeit von Informativität und Klarheit wird die Verwaltungssprache oft als unverständlich empfunden.

In komplexen Gesellschaften ist eine informative, klare, genaue und verständliche Sprache von großer Bedeutung. Die Verwaltungssprache muss nicht nur verlässlich sein, sondern auch die Legitimation des Sprechers oder Schreibers zur Festlegung von Rechten und Pflichten verdeutlichen. Die Herausforderung besteht darin, diese Anforderungen zu erfüllen, ohne die Verständlichkeit zu beeinträchtigen. Präpositionen, Funktionsverbgefüge und juristische Begriffsdefinitionen dienen der Exaktheit. Im Gegensatz dazu nutzt die Alltagssprache unscharfe Kategorien und fließende Übergänge.

Textverständlichkeit ist relativ und variiert je nach Kenntnissen und Erwartungen der Adressaten. Eine repräsentative Umfrage zeigt, dass ein Großteil der Bevölkerung Probleme hat, amtliche Schreiben zu verstehen, nämlich 86% der Befragten, was auf einen Handlungsbedarf für Verwaltung und Rechtswesen hinweist, so die Bundeszentrale für politische Bildung. Initiativen zur Verbesserung der Verständlichkeit sind wichtig, um das Vertrauen der Bürger in die Verwaltung zu stärken und demokratische Prozesse zu unterstützen. Die historische Entwicklung der Behördensprache und die aktuellen Bemühungen um eine bürgernahe Sprache zeigen, dass Veränderungen möglich sind, aber eine kontinuierliche Anstrengung erfordern. Historisch gesehen wurden solche Texte elitär formuliert, um das niedere Volk auszuschließen, doch heutzutage besteht immer noch das Grundproblem der Komplexität.

Experten wie Gidon Wagner von der Firma "Wortliga" und Ute Helfferich vom Verbraucherzentralen Bundesverband sind der Meinung, dass durch klare Sprache Zeit und Geld gespart werden können, so der Bayerische Rundfunk (BR). Untersuchungen aus den USA zeigen, dass Rechtssprache sicher sein kann, wenn sie verständlich geschrieben ist. Das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz, das 2025 in Kraft treten soll, fordert eine einfache verständliche Sprache im Internet und im analogen Raum. Ute Helfferich hat ein "Wörterbuch der Verbraucherbegriffe" entwickelt, um Menschen bei der Bewältigung ihres Alltags zu helfen.

Trotz dieser Herausforderungen zeigen einige Behörden und Institutionen verstärkte Bemühungen, ihre Kommunikation verständlicher zu gestalten. Beispielsweise setzt die Kreisverwaltung Gütersloh auf Schulungen für ihre Mitarbeiter, professionelle Unterstützung von Unternehmen wie IDEMA und innovative Software wie "TextLab" der Universität Hohenheim, berichtet der Deutschlandfunk. Diese Werkzeuge ermöglichen eine Analyse von Texten hinsichtlich Verständlichkeit, Lesbarkeit und Fachlichkeit. Im Rahmen des Projekts "Bürgernahe Sprache" der deutschen Finanzbehörden werden Erläuterungstexte in Steuerbescheiden überarbeitet, um sie verständlicher zu gestalten. Landtage, als höchste Landesbehörden, setzen sich ebenfalls mit der Frage auseinander, wie sie ihre Texte klarer formulieren können. Die Bemühungen zeigen, dass Verständlichkeit in der Behördensprache möglich ist und positive Auswirkungen auf die Kommunikation mit den Bürgern haben kann.

Unabhängig von den historischen Wurzeln und den juristischen Anforderungen betont die Kommunikationswissenschaft die Bedeutung einfacher Sprache. Ein Gedanke pro Satz, klare Gliederung und einfache Formulierungen sind Grundsätze, die eine verständliche Kommunikation fördern. Die Wahl der Formulierung beeinflusst die Wahrnehmung, und eine verständliche Behördensprache kann das Vertrauen der Bürger stärken.